Access- dirección Google Drive con ejercicios y teoría simplificada de Bases de Datos (BBDD)

 Enlace con ejercicios:

https://drive.google.com/drive/folders/1neYYBAYgFMBFvtgpEtp0qCvBV3gEUkWi?usp=sharing

Concepto de Bases de Datos:

*Tipos de datos:

1-Texto/alfanumérico

2-Numéricos (p.ej. teléfono)

3-Fecha: p.ej. dd/mm/aaaa (p.ej. 04/05/2026)

4-Sí/no (activado/desactivado, p.ej. cliente activo o desmarcar si está dado de baja)

5-Moneda (para diferenciarlo de las cantidades)

6-Autonumérico (p.ej. código de factura)

7-Texto largo (antes "memo"): hasta 65.000 caracteres (ideal para "observaciones"

8-Datos adjuntos (para incluir fotos en 1 producto)

9-Hipervínculo: enlaces (p.ej. direcciones web o para e-mails)

10-Campo calculado: permite añadir una fórmula (tipo "cantidad" por "unidades")

BBDD (Base de Datos) para una academia

Tabla ("hoja") sólo para:

-Alumnos/as: *DNI, Nom, Apel, Dir, Tel, Poblac, E-Mail, CP, Provincia

-Cursos: *Cod.Curso (2026-1272), Espec (nombre real, ADGD0108 Xest.Cont. e Xest.Admtva. para auditoría), F.Inicio, F.Fin, Horario (Mañ/trd), Nº horas, Cod.Centro (Informate-Pontevedra), Cod.Docente

-Profes: *Cod.Docente, DNI, Nom, Apel, Tel, Dir, CP, Población, Provincia

-Matrículas: *Cod.Matric, F.Alta, F.Baja, Cod.Curso, Dni alum, Docum.entregada ("memo") 

Una persona se matricula en un curso.

El curso lo imparte un docente (ese curso tiene un código único para esa formación concreta, p.ej. 2026/1272)

Ese curso tiene lugar en un Centro de Formación (cod.centro), ese 2026-1272 es exclusivo para ese curso en ese centro en esas fechas.

Según la "lógica" (sentido común) de una BBDD, no puedes matricular a un alumno que NO figure en la lista de alumnos, ni matricularlo en un curso que NO existe, ni ponerle un docente que aún NO hayas dado de alta en tu centro.

Orden habitual/recomendable:

-Dar de alta a l@s alumn@s

- "    "    "    " l@s profes

- "    "    "    los cursos (ya puedes tener esa referencia, para matricularlos a continuación)

-Matriculas a cada alumn@ en el curso que corresponda

Campo: cada "dato" suelto (DNI, Nombre, F.Nac..)

Registro: cada fila/"línea", los datos "enteros" de una persona (dni, nom, apel, tel, Dir, E-mail.....)

Tabla: TODOS los datos de TOD@s l@s alumn@s

(la idea es "cubrirlo" sólo una vez y luego emplear esos datos "cruzados" con otras tablas, p.ej. si quiero un listado de los cursos recibidos por DNI)

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Consejo importante: NO es prudente trabajar directamente con Access, antes deberías crear un "mapa" de qué datos se conectan entre sí, p.ej:

(tablas que debo "conectar" entre ellas)

Alumn@---> Matrícula -->  Docentes

    ------> Cursos (de ahí coge ref.)

                 -----> Centros de Formación (opc)

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Tras importar los datos (menú "datos externos", "nuevo origen de datos", "de un archivo", Excel), sólo tenemos que "agregando" tabla por tabla, confirmando cuál debe ser el "campo clave" (recuerda, es el dato que SABES que NO se DEBE repetir, tipo DNI, nº de factura, código de tarjeta para fichar presencia, etc).

Desde la vista "hoja de datos" (para un icono de una tabla de Excel), podemos seguir añadiendo datos, tal como hacíamos en Excel, pero si quieres cambiar el nombre de las columnas ("Campos"), debes ir a la vista "Diseño" (o si necesitas modificar el "tipo" de dato). 

El último paso, para poder obtener listados (consultas), seleccionando LOS datos que necesitas:

1º Pongo DNI del alumn@ y que me saque un listado de los cursos recibidos

2º Pongo código del curso (2026-1272), para que me diga qué alumn@s participan, el docente, fechas de inicio y final.... (escoges lo que quieres "ver")

3º Pongo código del centro (p.ej. INF-PON) y me dice qué cursos ha realizado o está realizando

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Para que todo esto "funcione", debes pedirle a Access que "conecte" datos entre sí:

DNI (tabla de alumnos) con DNI (tabla matric.)